إدارة المشاريع الخطوات والمراحل

  إدارة المشاريع الشروط والخطوات والمراحل والمهارات

في السنوات الأخيرة، أصبحت إدارة المشاريع مهنة متميزة يجد الكثيرون النجاح فيها. كما أنها تعد وظيفة مطلوبة دائمًا ومازال سوق العمل يحتاج المزيد، فقد وجد معهد إدارة المشاريع أن نمو الوظائف قد تجاوز التوقعات السابقة لعام 2020 بحلول عام 2017. سواء كنت على وشك البدء في البحث عن تغيير مهني محتمل أو حتى تستعد لشغل منصب جديد، فمن المهم أن يكون لديك فهم أساسي عن مهام ومسؤوليات مدير المشروع.

وتعرف إدارة المشاريع بأنها عملية تنظيم وإدارة الموارد المتاحة (البشرية والمالية)، واستغلالها استغلالًا أمثل وتسخيرها لإنجاز مشروع ما بجودة وكفاءة عالية. حيث تتكون إدارة المشاريع من مجموعة من العناصر منها: الوقت والتكلفة والموارد والمهام (الأنشطة) المراد تحقيقها.

كما يُطلق مصطلح إدارة المشاريع Project Management على عمليات تخطيط وتنظيم موارد الشركات بهدف نقل واجب أو مهمة معيّنة أو حدث نحو الطريق الصحيح للإنجاز، ويمكن أن تُستخدم هذه العمليات في إدارة مشروع واحد أو أنشطة مستمرّة لأكثر من مرة، وتشمل الموارد المقصودة هنا كلًا من الموظفين، المدراء، الشؤون الماليّة، التكنولوجيا، والملكيّة الفكريّة، وحديثًا أصبح في الإمكان استخدام إدارة المشاريع في مجالات أخرى جديدة كتكنولوجيا المعلومات والرعاية الصحيّة وغيرها.

كذلك وجود إدارة ناجحة للمشروع يعني بالإضافة للحفاظ على أهداف المشروع الرئيسية من ناحية نطاق العمل والجدول الزمني والميزانية (أو ما يعرف بمثلث الجودة) إذ إن هكذا إدارة تضمن توحيد الرؤية بين العميل أو المستخدم النهائي وفريق التنفيذ ويخلق رؤية للنجاح ويضع الجميع على نفس الصفحة لما هو مطلوب للبقاء على المسار الصحيح. عندما تتم إدارة المشروع بشكل صحيح يكون هناك تأثير إيجابي يتردد صداه إلى ما بعد التسليم والتشغيل.

يقع على عاتق مدير المشروع إدارة المشروع وتخطيطه وتنظيمه ومتابعته والاشراف على عمليات تنفيذ المشروع، وضمان تنفيذه وفقًا للمعايير والخطط والوثائق الرسمية. فضًلا عن إدارة جميع الموارد المتاحة وتوظيفها لخدمة المشروع، وتوزيع المهام على فريق العمل وتحديد المسؤوليات والواجبات والصلاحيات. بالإضافة إلى تنظيم العلاقات واجراء اتصالاتٍ دورية ومتابعة مجريات المشروع مع الجهات الرسمية وأصحاب المصلحة. بما يضمن تحقيق أعلى جودة وكفاءة واتخاذ القرارات في وقتها الفعلي.

كما أن وجود إدارة ناجحة للمشروع يعني بالإضافة للحفاظ على أهداف المشروع الرئيسية من ناحية نطاق العمل والجدول الزمني والميزانية (أو ما يعرف بمثلث الجودة) إذ إن هكذا إدارة تضمن توحيد الرؤية بين العميل أو المستخدم النهائي وفريق التنفيذ ويخلق رؤية للنجاح ويضع الجميع على نفس الصفحة لما هو مطلوب للبقاء على المسار الصحيح. عندما تتم إدارة المشروع بشكل صحيح يكون هناك تأثير إيجابي يتردد صداه إلى ما بعد التسليم والتشغيل.

كما يقع على عاتق مدير المشروع إدارة المشروع وتخطيطه وتنظيمه ومتابعته والاشراف على عمليات تنفيذ المشروع، وضمان تنفيذه وفقًا للمعايير والخطط والوثائق الرسمية. فضًلا عن إدارة جميع الموارد المتاحة وتوظيفها لخدمة المشروع، وتوزيع المهام على فريق العمل وتحديد المسؤوليات والواجبات والصلاحيات. بالإضافة إلى تنظيم العلاقات واجراء اتصالاتٍ دورية ومتابعة مجريات المشروع مع الجهات الرسمية وأصحاب المصلحة. بما يضمن تحقيق أعلى جودة وكفاءة واتخاذ القرارات في وقتها الفعلي.

 

وبغض النظر عن المجال أو الصناعة فإنَّ العاملين في إدارة المشاريع ومدراء المشاريع أنفسهم يسعون للحصول على هذه الوظائف لأهميتها في سير الأعمال وللمساعدة في تحديد أهداف هذه المشاريع وفائدتها للشركة أو للمنظمة، بالإضافة لوضع خطط متكاملة تساهم في توجيه الأفراد للقيام بالأمور بالطريقة الصحيحة وتطبيق الخطط على أرض الواقع وإنهائها في الوقت المطلوب، فمن بداية المشروع وحتى الوصول إلى نهايته يتم العمل حسب الخطة المتفق عليها، ولوضع الخطة لا بدَّ من خلق الأفكار المميّزة لتنتقل بعد ذلك إلى رسومات ومخططات تساهم في تسهيل العمل وزيادة فرصة نجاحه.

الشروط التي يجب توافرها في مدير المشروع

كل المشروعات تتكون من هيكل وظيفي يبدأ بمدير المشروع، وتحته مجموعة من الموظفين والمشرفين الذي يباشرون العمل، ويقومون به، هذا المدير يجب أن يكون يتمتع ببعض المهارات مثل ما يلي:

• القدرة على التخطيط والتأقلم على ظروف العمل، والمرونة التي يتمتع بها المدير تنعكس على الموظفين وتجعلهم أكثر قدرة على العمل.
• حث العاملين على العمل، والتعاون بين بعضهم البعض، كما يمكن للمدير بين الحين والأخر أن يشاركهم ويساعدهم في أداء المهام الخاصة بهم.
• المدير هو عامل مؤثر كبير في أي مشروع، فهو بيده أن يساهم في تقدم ونجاح ذلك المشروع، أو فشله بشكل سريع، ويتوقف ذلك عن مدى تمتعه بالمهارات التي تلزم القائد.
• مهارات مدير المشروع تتمثل في القدرة على التواصل بين العاملين في المشروع، وتكوين فريق عمل متميز، وتحفيزه على التعاون، القدرة على التخطيط، والمرونة في إيجاد حلول بديلة والتصرف بشكل أفضل عند وجود أي عراقيل في العمل، وسرعة إنجاز المهام في الوقت المحدد لها، والتعامل بشكل لبق ودبلوماسي مع من تحته من موظفين.
• خبرة فنية في مجال العمل لبضع سنوات، حتى يكون أكثر قدرة على فهم المشروع، والمراحل التي يمر بها، ويمكنه أن يقوم بتقييم ما وصل إليه المشروع من أمور.

أهمية إدارة المشاريع

إن أهمية إدارة المشاريع لا غنى عنها في أي شركة أو مؤسسة اليوم، وأصبحت هناك جامعات ومعاهد تقوم بتدريس ذلك التخصص فقط، وهو ينقسم إلى جزئيين الأول إدارة العاملين والمواد البشرية في المؤسسة، الثاني إدارة الموارد المادية، لتحقيق هدف المؤسسة من تلك الإدارة الناجحة

فنشأة المشاريع تكون بهدف الحصول على أرباح وجني المال، أو تقديم الخدمات، والإدارة الصحيحة للمشاريع تفيد في تحسين جودة العمل، بخلاف أهميتها التي تكمن فيما يلي:

• قياس مدى نجاح أو فشل المشروع: يحدث ذلك من خلال مقارنة النتائج التي تم الوصول لها، مع الأهداف التي تم وضعها قبل بدء المشروع.
• الرقابة على العمل: متابعة ومراقبة العمل للتأكد من السير في الطريق الصحيح من أهم الطرق التي تساعد في نجاح المشاريع، وتضمن له الاستقرار والاستمرارية إذا تم الالتزام بالمعايير التي تم وضعها سابقاً.
• الإدارة المالية للمشروع: أو كما يطلق عليها إدارة المصاريف أو التكاليف، فكل مشروع يكون له ميزانية محددة يجب ألا يزيد عنها، حتى يمكن أن يحقق الأرباح المطلوبة، وهذا هو مسئولية هذا الإدارة.
• إدارة المخاطر: اغلب المؤسسات سواء كانت ربحية أو خدمية قد تتعرض لبعض الصعوبات خلال فترة عملها، لذلك يجب دائماً أن يكون هناك حلول بديلة لأي نوع من المشاكل قد يواجه المؤسسة، تحسباً واستعداداً لأي ظرف طارئ حتى يتم تخطي الأزمة بأمان.
• تحقيق النجاح في السوق: المسئول عن المشروع يجب أن يسعى دائماً إلى فرض سيطرته على مجال العمل، والسعي نحو التقدم، والنجاح، والبحث عن أفضل الطرق لتحقيق ذلك النجاح، حتى يكون هو الأول في مجاله في السوق.
• بث روح المنافسة: يتم ذلك من خلال مدير المؤسسة، عن طريق توزيع المهام إلى فريقين، كما يقوم بإبلاغهم الأهداف التي يهدف إلى تحقيقها، وذلك لإخراج الموظفين أفضل ما لديهم للعمل، مما يساهم بشكل كبير في النجاح، وربط ذلك بخطة زمنية، لتنمية قدراتهم على العمل تحت ضغط.
• تنظيم العمل الداخلي: أهمية إدارة المشاريع الأولي هي قيادة المشروع بشكل صحيح ومنظم، حتى يسهل تحقيق المطلوب، ووضع السياسة الداخلية وخطة العمل للشركة، حتى يقوم الموظفين باتباعها.

مراحل وخطوات إدارة المشاريع

كل المشروعات عبارة عن مجموعة من الوظائف، يتم الوصل بينها، للوصول إلى الغرض الذي تم إنشاء الشركة من أجله، وذلك من خلال الخطوات التالية:

• خلق الفكرة الأولية: أي مشروع في البداية كان عبارة عن فكرة جاءت على بال شخص ما، وسعي إلى تنفيذها بشكل عملي، بعد تحديد الغرض منها.
• وضع الخطط المستقبلية للمشروع: تعد هذه مرحلة انتقالية للمشروع، من كونه مجرد فكرة فقط، إلى واقع عملي، من خلال وضع أهداف، وخطط إقامة ذلك المشروع، وطريقة تنفيذه، وما الذي سوف يقدمه إلى الأشخاص، بخلاف الأشخاص المعنيين من تنفيذ ذلك المشروع.
• تحديد ما يحتاجه المشروع من موارد: الموارد البشرية هي العنصر الأول والأساسي لأي مشروع، لذلك عند التخطيط يجب تحديد حجم العمالة المطلوبة لإنجاز المهام التي تم وضعها عند التخطيط للمشروع، مع توضيح وظيفة كل شخص فيهم، بعد ذلك يأتي تحديد الموارد المالية والتكاليف التي تلزم لقيام المشروع.
• بدء تنفيذ المشروع: هذه هي المرحلة الأخيرة التي يتم إنشاء المشروع فيها، وبدء تكوين إدارتها، وتعيين الموظفين المطلوبين للقيام بالمهام الوظيفية، مع مراعاة الرقابة على الأشخاص من حيث تنفيذ الخطط والمهام التي تم وضعها، لسرعة تحقيق الربحية، إذا كان الغرض منه الربح المالي، أو تقديم الخدمة لمن يستحقها بشكل منظم وسريع إذا كان مشروع خدمي.

تعد إدارة المشاريع أمرًا صعبًا نوعًا ما؛ وذلك بسبب التفاصيل الدقيقة التي من الممكن أن تؤثر على نجاحها، كالموارد المطلوبة والميزانيّة المتاحة وآراء العملاء المتغيرة بشكل مستمر، وغيرها العديد من الأمثلة، لذلك يتم تقسيم عملية إدارة المشاريع إلى مراحل لتقليل الضغط وزيادة فرصة نجاح العمل

وفي ما يأتي سيتم ذكر مراحل إدارة المشاريع الأساسيّة:

المرحلة الأولى: بداية المشروع

تعد المرحلة الأولى مرحلة تحويل الأفكار إلى هدف يمكن العمل عليه وتحقيقه، وفي هذه المرحلة تحتاج الشركات إلى القيام بدراسة الجدوى للمشروع الذي تود البدء به، وفهم الحاجة من القيام بالمشروع على نطاق واسع، ويتم أيضًا في هذه المرحلة الاتفاق على وثيقة المشروع، والتي تعد أمرًا مهمًا يتكوّن من تفاصيل خاصّة بالمشروع؛ كالأهداف، والميزانيّة، والجدول الزمنيّ، وتحديد مدير المشروع، وغيرها من التفاصيل الأخرى.

المرحلة الثانية: تخطيط المشروع

تعد المرحلة الثانية أكثر مرحلة تستغرق وقتًا في حال لم تكن الشركة تستخدم التقنيّات الحديثة في التخطيط وتحويل الأفكار إلى مخططات ورسومات يمكن تطبيقها على الواقع، وفي هذه المرحلة يتم العمل بالمهام الأساسيّة لتحديد المتطلبات الفنيّة ووضع جدول تفصيليّ للمشروع وإنشاء خطة اتصال، ويتم عادةً استخدام طريقة معينة متعارف عيها في تحديد الأهداف بشكل فعّال في هذه المرحلة وهي ما يُعرف بالطريقة الذكية S.M.A.R.T وهي اختصار للكلمات Specific أي أن تكون الأهداف محددة، وMeasureable أي أن تكون الأهداف قابلةً للقياس، وAttainable ويعني ذلك أن تكون الأهداف ممكنة وواقعية، وRealistic بأن تكون واقعية، وTimley بأن تكون قابلةً للإنجاز على الوقت .

المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع

تعد مرحلة التنفيذ المكان الذي يقوم به الفريق بالعمل الفعليّ، ويتوجب هنا على مدير المشروع التأكد من إنشاء بيئة عمل فعّالة ومراقبة، بالإضافة إلى تقديم الاهتمام اللازم بالفريق، ومن المهام الأساسيّة التي يقوم بها مدير المشروع الحفاظ على التعاون بين أفراد الفريق وأصحاب المصلحة من المشروع، فهذا الأمر يضمن بقاء الجميع على توافق ويضمن تشغيل المشروع بسلاسة دون أي مشاكل.

المرحلة الرابعة: مراقبة المشروع والتحكم به

يمكن اعتبار المرحلة الرابعة والثالثة مرحلةً واحدةً نظرًا لأنَّ المرحلتين يتم العمل بهما في نفس الوقت وليس بشكل تسلسليّ، فمرحلة المراقبة والتحكم بالمشروع تطبّق في نفس الوقت الذي يتم به تنفيذ المشروع مما يزيد من فرصة نجاح المشروع وضمان تحقيق الأهداف بالوقت المناسب والصورة الصحيحة.

المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع

تعدّ هذه المرحلة الأخيرة من إدارة المشروع، وتشير إلى نهاية المشروع بعد أن يتم تسليمه بالوقت المطلوب، ثمَّ يتمُّ بعد ذلك استكمال الأمور الورقيّة المتعلّقة بالمشروع وإنهاء العقود وما إلى هنالك، ويتم عادةً إجراء اجتماع لقياس مدى الإنجاز والنجاح المتحقق ودراسة الإخفاقات للقيام بتجنّبها في المشاريع القادمة.

أهداف إدارة المشاريع

تقوم الشركات التي تنوي البدء بمشروع ما الأخذ بعين الاعتبار بعض وجهات النظر وطرح بعض الأسئلة التي تساعد في فهم الأهداف المراد تحقيقها وتحديدها بوضوح، وفيما يأتي نذكر بعض الأهداف الخاصة بإدارة المشاريع:

• تحقيق الفائدة للشركة والعمل على تطوير النتائج المتحققة من هذا المشروع.
• تنمية المهارات المطلوبة للقيام بالأعمال بالطريقة المطلوبة.
• تطوير وتنفيذ الإجراءات المناسبة.
• التأكيد على التعاون والتواصل بين الأفراد.
• تحقيق أهداف المشروع خلال الوقت المتوقع بأعلى جودة.
• استخدام الموارد بالشكل الفّعال والذي يلائم احتياج المشروع دون الإسراف أو السرقة.
• تلبية احتياجات العملاء الخاصة أو الطلبات الحصريّة لهم.

أهمية مهارات إدارة المشاريع

بغض النظر عن طبيعة عملك أو منصبك، إلا أن امتلاك المهارات اللازمة لإدارة المشاريع تعتبر إحدى أهم المهارات التي يجب امتلاكها، خصوصًا أنها لا تقتصر على مجالٍ معين أو تخصص دون آخر. فهي منهجية يمكن اتباعها لأداء أي نشاط أو مهمة أو عمل ما. لاسيما أن جميع الأعمال والأنشطة مهما كانت طبيعتها لكي يتم انجازها بنجاح وفعالية، لابد من ادارتها إدارة ناجحة.

‍كما أن تعلم مهارات المتعلقة بكيفية تنظيم المهام وتوزيعها وجدولتها زمنيًا، والرقابة على العمليات والآلات والمعدات وتنظيم العلاقات بين الأشخاص العاملين في المشروع، تساهم جميعها في زيادة الإنتاجية ومن سلامة المخرجات النهائية ومطابقتها للمواصفات وسير العمل بسهولة ومرونة دون حدوث خلافاتٍ أو مطالبات أو تأخيرات أو زيادة في تكلفة الاجمالية المشروع.

فوائد إدارة المشاريع

تكمن أهمية إدارة المشاريع في كثرة الفوائد التي تعطيها إلى المؤسسة، خاصة عندما تكون الإدارة جيدة، ومن هذه الفوائد ما يلي:

• المساعدة في وضع الخطة التي يسير عليها المشروع: والعاملين فيه، ومن دون الخطة الجيدة يتعرض المشروع للفشل، لأن الإدارة المتمكنة تستطيع أن تغلق أي نقاط ضعف في الخطة، وذلك يوفر الكثير من الوقت الذي قد ينقضي في حل مثل هذه العراقيل، ووضع التكاليف، وتحديد اختصاصات كل موظف، ووضع جدول بالزمن المحدد لتنفيذ هذه الأمور.
• خلق روح التعاون: كل إدارة تنقسم إلى عدة وظائف ومهام، وأهمية إدارة المشاريع هي التنسيق بينهم، وجعل هناك روح تعاون، في الارتقاء والتقدم بالمنتج، جزء منهم يزيد من معدل المبيعات، وأخر يحسن من جودة المنتج، وأخر يقوم بالتسويق له بمختلف الطرق ليكونوا فريق عمل كامل.
• التكامل بين الموظفين: إدارة المشاريع تجعل الأشخاص يعملون وكأنهم شخص واحد لتحقيق المهام المطلوبة منهم.
• الالتزام بالوقت الزمنى المحدد: الشركات والمؤسسات كبيرة الحجم قد لا تستطيع توفير المراقبة والمتابعة لكل العاملين بها، لذلك قد تلجأ إلى تحديد وقت زمني للالتزام بالمهام والانتهاء منها، لأن ذلك نوع من أنواع المتابعة الغير مباشرة للموظفين.
• ترتيب المهام المطلوبة: ليست كل المهام يمكن إنجازها في نفس الوقت، فبعضها قد نحتاج إنجازه قبل البدء في مهمة أخري جديدة، وأدوات الإدارة هي التي تقوم بتقييم هذه المهام، وتحديد ترتيبها، للبدء حسب أولويات العمل.
• التواصل بين الموظفين في الإدارة: أعضاء الفريق الواحد يفضل أن يكونوا على تواصل مع بعضهم البعض دائماً، والتنبيه بالملاحظات المهمة التي يلاحظها كل شخص على عمل الآخر، لأن روح العمل الجماعية تسهل إتمام المهام الوظيفية، والوصول إلى أفضل نتائج، وذلك بعد القيام بعمل تعديلات أو إضافة ملاحظات على عمل بعضهم البعض.
• تجميع الوثائق والمستندات الهامة: كل المشاريع الكبيرة يكون لديها كم كبير من الوثائق المتعلقة بالعمل، والتي يحتاج لها الموظفين بين الحين والأخر، ومهمة إدارة المشاريع هي تجميع كل هذه المعلومات في مكان واحد، مع وضع صلاحيات للأشخاص الذين يستطيعوا رؤية مثل هذه الوثائق، وتوفير وقت طلب هذه الملفات وإحضارها أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
• متابعة المشروع: يتم ذلك من خلال تقسيم هدف المؤسسة الأكبر إلى عدة أهداف زمنية صغيرة، وذلك لمعرفة ما وصلت له المنشأة إلى الوقت الحالي، وهل هناك قصور في عمل بعض الفرق أم لا، لمعالجة الأمر حتى يتم الانتهاء من الأهداف التي تم وضعها، في الوقت الزمني المحدد.